In de wereld van facturen, bonnetjes en administratie klinkt ‘peppol’ misschien als een nieuwe hippe snack of een vergeten Pokémon. Maar nee, het heeft alles te maken met digitale facturatie op een slimme manier. In dit artikel leg ik je haarfijn uit wat een peppol factuur is, waarom het handig is en hoe jij er als ondernemer (of factuur-hater) blij van wordt.
Peppol is geen toverspreuk, maar een netwerk
Stel je voor dat je een factuur verstuurt en dat ‘ie in een flits, zonder gedoe, bij de juiste persoon terechtkomt. Geen e-mailbijlagen, geen foute adresjes, geen gedoe met pdf’s die in een spammap verdwijnen. Dat is waar peppol om de hoek komt kijken. Het is een soort snelweg speciaal gebouwd voor e-facturen. Alles verloopt digitaal, gestructureerd én automatisch. Alsof je administratie ineens op sportstand staat.
De kracht van peppol zit ‘m in het feit dat bedrijven (en overheden!) wereldwijd via dit netwerk veilig en snel facturen naar elkaar kunnen sturen. Geen discussies meer over waar dat ene document gebleven is. Alles is traceerbaar en wordt netjes afgeleverd, zoals een pizzabezorger met een navigatiesysteem en een deadline. Als je het hebt over een peppol factuur, dan bedoel je dus een elektronische factuur die via dat netwerk wordt verstuurd.
En dan nu het mooiste: het systeem checkt of alles klopt voordat de factuur verstuurd wordt. Geen ontbrekende bedragen, geen verkeerde data, gewoon alles pico bello in orde. De kans dat je klant zegt: “ik heb niets ontvangen,” is ineens kleiner dan de kans dat je buurman wéér gaat boren op zaterdagochtend. Magisch? Nee hoor. Gewoon peppol.
Waarom zou je peppol gebruiken als je ook kunt blijven zwoegen?
Laten we eerlijk zijn: niemand wordt vrolijk van handmatig facturen intypen, printen, scannen en dan hopen dat de postduif ‘m op tijd bezorgt. Peppol maakt daar korte metten mee. Het bespaart je tijd, frustratie en – heel belangrijk – fouten. Want zeg eens eerlijk: hoe vaak heb je al niet een getalletje verkeerd ingetypt of het verkeerde btw-tarief gekozen?
Met peppol sluit je je aan op een netwerk waar je klanten al op zitten te wachten. Zeker als je werkt voor overheidsinstanties, ziekenhuizen of grotere bedrijven, is het bijna verplicht. Die willen namelijk geen papieren rompslomp meer, maar gewoon een factuur die in hun systeem plopt zonder dat iemand ernaar hoeft te kijken. Lekker efficiënt.
Daarnaast is peppol niet alleen handig voor de ontvanger, maar ook voor jou. Alles wat je stuurt wordt gecontroleerd en veilig verzonden. Dus je hoeft niet meer te stressen of de factuur überhaupt is aangekomen. Geen verdwaalde mailtjes meer, geen follow-up telefoontjes met “heb je mijn factuur al gezien?” Gewoon hup, verstuurd, aangekomen en betaald. Hopelijk dan. Want helaas stuurt peppol geen herinneringen met dreigende toon.
Hoe werkt het en moet je er een IT-genie voor zijn? nee joh!
Het klinkt allemaal supertechnisch – en eerlijk is eerlijk, de naam ‘peppol’ klinkt als iets wat je alleen begrijpt met een bril en drie laptops – maar dat valt dus reuze mee. Het enige wat je nodig hebt is een softwarepakket dat peppol ondersteunt. En geloof me, er zijn er inmiddels een hele hoop. Boekhoudprogramma’s zoals Exact, Twinfield of Moneybird hebben het al geïntegreerd.
Je kiest zo’n pakket, koppelt je gegevens (denk aan je KvK-nummer en btw-nummer), en voilà: je bent aangesloten. Vanaf dat moment kun je peppol facturen versturen alsof je nooit anders hebt gedaan. En het mooiste is: de klant aan de andere kant hoeft ook niets meer te doen. Die krijgt automatisch alles binnen in het juiste formaat.
Als je werkt met een boekhouder of administratiekantoor, is de kans groot dat zij dit al snappen en je kunnen helpen met het opzetten. Dus nee, je hoeft geen nerd te zijn. Je hoeft alleen te weten wat je wilt: sneller betaald worden, minder fouten maken en meer tijd overhouden voor dingen die wél leuk zijn. Zoals koffie drinken. Of eindelijk die inbox opruimen (of juist lekker negeren).
Wat verandert er voor jou als ondernemer of zzp’er?
Oké, hier wordt het interessant. Want stel je bent zzp’er en je werkt voor een gemeente. Sinds 2019 zijn overheden verplicht om alleen nog maar e-facturen te accepteren. En raad eens welk netwerk ze gebruiken? Juist: peppol. Dus als jij daar nog aan het klungelen bent met pdf’jes, loop je al achter. Tijd om in te halen dus.
Ook als je een webshop hebt of andere bedrijven als klant, zie je dat peppol steeds meer terrein wint. Want het is niet alleen handig, het bespaart ook gewoon keiharde euro’s. Minder administratie betekent minder kosten. En minder hoofdpijn. En dus meer winst. Tel uit je winst.
Daarnaast kom je professioneel over. Klanten zien: hé, deze ondernemer heeft z’n zaken op orde. Alles loopt strak, geautomatiseerd, digitaal. Geen gezeur met “ik heb je factuur niet gekregen” of “kun je ‘m nog een keer sturen?” Gewoon strak geregeld. Je administratie op peppol-niveau. Klinkt futuristisch? Is gewoon van nu. Je hoeft alleen maar even mee te schakelen.